Un estudio mostró que los colaboradores pueden liberar hasta un 20% de su semana simplemente con ser más disciplinados en la gestión de su tiempo. Por ejemplo, un ejecutivo recibe más de 200 correos al día y sus reuniones ocupan hasta el 35% de la semana laboral.
Te compartimos 6 pasos para que sus colaboradores puedan lidiar con la gestión del tiempo:
Cual es la raíz del problema
Si alguna persona está atorada en detalles de baja prioridad o se siente abrumada por la carga de trabajo, el primer paso para solucionarlo es comprender cuál es el origen de los problemas para gestionar el tiempo. Para comenzar:
- Hablar de ellos: Es importante hablar con sus colaboradores para comprender la causa de los problemas con la gestión del tiempo. Por ejemplo, cuando existan quejas que no tienen suficiente tiempo para completar una tarea o se sienten agotados, trate de tranquilizarlos y ayúdelo a comprender qué responsabilidades tienen mayor prioridad y dónde debe concentrar sus esfuerzos.
- Reducir distracciones: Identifica distracciones o entornos de trabajo ineficientes para tratar de minimizarlos.
- Recomendar un registro de tiempo: Solicita a tus colaboradores que realicen un registro de tiempo durante una semana. Una vez que tengan ese registro, podrás comparar las horas con las prioridades, analizar las desviaciones y establecer estrategias para gestionar el tiempo. Esta herramienta es muy útil por que los hace reflexionar y retomar el rumbo de una mejor manera.
Aclarar expectativas y prioridades
Establecer expectativas es una manera de garantizar que las personas realizan su trabajo a tiempo y nos ayuda a reafirmar las prioridades. Algunos ejemplos serían:
- Utilizar un lenguaje sencillo.
- Cronogramas de proyectos para comunicar objetivos, plazos, prioridades y responsabilidades.
Ofrecer ayuda
En medida de lo posible ofrece ayuda a tus colaboradores que tratan de organizar su tiempo de manera inteligente. Te compartimos algunas técnicas que son muy efectivas:
- Comunícate siempre con tus colaboradores simplemente preguntando “¿Cómo te puedo ayudar?.
- Divida las tareas.
- Realiza reuniones con sus colaboradores para intercambiar ideas y crear planes que te permitan gestionar mejor el tiempo.
Modelar comportamientos
Los colaboradores tienden a seguir a su líder, ellos reciben varios consejos como administrar su tiempo. Por ello, como líder es indispensable que prediques con el ejemplo. Si identificas a un colaborador que tiene dificultad para administrar su tiempo, puedes entrenarlo con el siguiente modelo para lograr un cambio de comportamiento.
- Modelar: Los líderes son el ejemplo de los comportamientos que esperan de sus colaboradores, que ven, entienden y creen en el cambio.
- Coachear: Evaluar el comportamiento de los colaboradores, asesorarlos, discutir ideas y planear para hacer realidad las mejoras.
- Exigir: Establecer expectativas de las responsabilidades de los colaboradores, realizando los cambios necesarios relacionándolo con la gestión del tiempo.
Enseñar nuevas técnicas
Una manera de apoyar a los colaboradores para que mejoren su gestión del tiempo es enseñarles cómo hacerlo. La capacitación en administración de recursos incluye formas de administrarlos de manera efectiva, así como técnicas para organizarse. Capacitar en los temas de planeación y priorización, habilidades de organización y comunicación ayudan a sustentar la gestión del tiempo.
Reconocer mejoras
El reconocimiento ayuda a los colaboradores a comprender que están cumpliendo con las expectativas de desempeño. Reconoce a los colaboradores que cumplen con los plazos de forma individual o en reuniones de equipo. Este reconocimiento inspira a los colaboradores a continuar esforzándose.
La gestión del tiempo puede ser un gran desafío, pero es una habilidad esencial en cualquier organización. Existen distintas formas de apoyar a los colaboradores, por ejemplo, dejando clara las expectativas, capacitando y reforzando los comportamientos deseados. El resultado será una mayor productividad, menos agotamiento y un equipo que sabe como administrar su tiempo de forma efectiva.
